وفى هذه الحالة يجب تصوير كل مستند يستعان به على نفقة صاحب الشأن.
ولصاحب الشأن عند الاقتضاء أن يستصدر أمرا على عريضة من قاضى الأمور الوقتية بالمحكمة التى يقع فى دائرتها العقار موضوع إجراءات الشهر بالترخيص للموظف المختص بدخول العقار لمعاينته والحصول على البيانات والمعلومات اللازمة لإجراء الشهر وأن يستصحب من يعاونه فى ذلك .
وبعد انتهاء المـأمورية من مراجعة المحرر والتأشير عليه بصلاحيته للشهر يتم توثيق المحرر أو التصديق عليه إن كان عرفيًا ، على حسب الأحوال ، وتخصص دفاتر بكل مأمورية لتوثيق المحررات التى تم التأشير على مشروعاتها بصلاحيتها للشهر أو التصديق على توقيعات ذوى الشأن فيها إذا كانت عرفية ، على حسب الأحوال ، ثم ترفعه إلى المكتب التابعة له فى اليوم التالى على الأكثر لتوثيق المحرر أو التصديق عليه لاستكمال إجراءات الشهر خلال سبعة أيام على الأكثر من تاريخ وروده إلى المكتب .
واذا كان شهر المحرر بطريق القيد وجب أن يقرن عند تقديمه لمكتب الشهر المختص بقائمة تشتمل على البيانات الآتية:
(أولا) اسم الدائن ولقبه وصناعته ومحل اقامته ومحله المختار فى دائرة المحكمة فان لم يختر له محلا صح اعلان الأوراق اليه فى قلم كتاب المحكمة.
(ثانيا) اسم المدين أو المالك الذى رتب الحق على ملكه اذا كان غير المدين ولقبه وصناعته ومحل اقامته.
(ثالثا) تاريخ السند والجهة التى تم أمامها أو صدر منها.
(رابعا) مصدر الدين المضمون ومقداره كاملا وميعاد استحقاقه.
(خامسا) بيان يتضمن تعيين العقار الذى رتب عليه الحق تعيينا دقيقا.
(سادسا) فى حالة رهن الحيازة العقارى بيان خاص بالتكليف وبالايجار الى الراهن اذا نص عليه فى عقد الرهن.
